«БҚАТУ ЭЦҚ» жүйесінде жұмыс істеу

1.Жүйе туралы

«БҚАТУ ЭЦҚ» — университет пен жеке тұлғалар арасындағы қызмет көрсету шарттарын және Р-1 нысанындағы орындалған жұмыстар (көрсетілген қызметтер) актілерін қағазсыз рәсімдейтін веб-жүйе. Құжат дайын үлгі негізінде жасалады, ішкі келісуден өтеді, содан кейін екі тарап ҚР ҰКО берген ЭЦҚ-мен қол қояды.

Жүйеге кіру де, қол қою да тек ЭЦҚ арқылы жүреді. Логин мен құпия сөз жоқ.

Сізге қай бөлім керек

Рөлдер қалай беріледі

Келісуші мен қол қоюшы жеке рөл емес, тізімдегі белгі. Мысалы, менеджер бір мезгілде келісуші де, тапсырыс беруші қол қоюшы да бола алады.

2.Жұмысқа дайындық

Жүйемен жұмыс істеу үшін компьютерде мыналар болуы керек:

1. Заманауи браузер: Google Chrome, Microsoft Edge немесе Mozilla Firefox соңғы нұсқасы.

2. NCALayer бағдарламасы. pki.gov.kz сайтынан жүктеп орнатыңыз және жүйеде жұмыс істеген кезде іске қосулы тұрғанына көз жеткізіңіз (Windows тапсырмалар тақтасында белгішесі тұрады).

3. Жарамды ЭЦҚ кілттері. ҚР ҰКО бір адамға екі кілт береді, жүйе екеуін де қолданады:

   Әрекет	Жеке тұлға (орындаушы)	БҚАТУ қызметкері
   Жүйеге кіру	аутентификация кілті, атауы AUTH_RSA256_…	заңды тұлғаның аутентификация кілті, AUTH_…
   Құжатқа қол қою	қол қою кілті, атауы RSA256_…	заңды тұлғаның GOST қол қою кілті, GOST512_… немесе GOSTKNCA_…

   NCALayer терезесінде кілт файлын таңдап, ЭЦҚ құпия сөзін енгізесіз.

4. Электрондық пошта. Жүйе барлық хабарламаны email арқылы жібереді. Алғаш кіргенде email көрсетпейінше жұмысты жалғастыру мүмкін емес (3-бөлім).

3.Жүйеге кіру

1. Браузерде sign.wkatu.edu.kz мекенжайын ашыңыз. Кіру беті шығады. Беттің жоғарғы оң жағында тілді (ҚАЗ / РУС), мәтін өлшемін (A− / A+) және ашық/күңгірт тақырыпты таңдауға болады.

2. Терезеде «✓ NCALayer қосылды» жазуы шыққанын күтіңіз. «NCALayer іске қосылмаған» деп тұрса, бағдарламаны іске қосыңыз: бет 5 секунд сайын қайта қосылуға тырысады.

3. NCALayer арқылы кіру батырмасын басыңыз.

4. NCALayer терезесінде аутентификация кілтін (AUTH_…) таңдап, құпия сөзді енгізіңіз. Экранда сертификат деректері (аты-жөні, ЖСН, БСН, ұйым, жарамдылық мерзімі) көрсетіледі.

5. Сәтті тексерілгеннен кейін жүйе сізді рөліңізге сай бетке апарады: менеджер мен проректор «Барлық шарттар» бетіне, орындаушы «Менің шарттарым» бетіне.

Алғашқы кіру

Алғаш кіргенде жүйе сізді сертификат деректері бойынша өзі тіркейді. Email әлі көрсетілмеген болса, «Жалғастыру үшін профильде email мекенжайын көрсетіңіз» деген хабар шығып, Жеке кабинет ашылады. Өңдеу батырмасын басып, email жазып, Сақтау басыңыз. Осыдан кейін жүйенің барлық беті ашылады.

Сессия және шығу

• Кіргеннен кейін сессия 8 сағат жарамды. Уақыты біткенде жүйе кіру бетіне қайтарады, қайта кіріңіз.
• Жұмысты аяқтағанда жоғарғы оң жақтағы Шығу батырмасын басыңыз, әсіресе ортақ компьютерде.
• Кіру беті 5 минут бос тұрса, «Challenge мерзімі өтті» деген хабар шығуы мүмкін. Бетті жаңартып (F5), қайта кіріңіз.

4.Интерфейс

Сол жақ мәзір

Мәзірдегі тармақтар рөлге байланысты өзгереді. Телефон мен планшетте мәзір ☰ батырмасымен ашылады.

Жоғарғы панель

• Қоңырау белгішелері. Сізден әрекет күтетін құжат болғанда ғана шығады. Біріншісі — «Қол қою күтуде», екіншісі (көк) — «Келісу күтуде». Белгішедегі сан — құжат саны. Басқанда тізім ашылады, тармақты басу сізді бірден қол қою немесе қарау бетіне апарады.
• A− / A+ — мәтін өлшемі, ☀ / ☾ — ашық немесе күңгірт тақырып. Таңдау осы браузерде сақталады.
• ҚАЗ / РУС — интерфейс тілі. Бұл құжаттың тілін өзгертпейді: шарт жасалған тілінде қалады.
• Нұсқаулық — осы нұсқаулық. Рөліңізге сай бөлімнен ашылады. Сілтемесі кіру бетінде және қол қою бетінде де бар.
• Жеке кабинет және Шығу.

5.Құжаттың жолы мен мәртебелері

Әр шарт пен акт бірдей жолдан өтеді. Тапсырыс беруші (БҚАТУ) әрқашан бірінші қол қояды, орындаушы екінші.

6.Шарт жасау

• Менеджер
• Проректор

Мәзірден Жаңа шарт тармағын ашыңыз. Форма бөлімдерін жоғарыдан төмен толтырыңыз.

1. Шарт тілі

   Қазақша немесе Орысша. Тілді ауыстырғанда үлгі мәтіні мен тапсырыс беруші деректемелері сол тілге ауысады. PDF осы тілде жасалады.

2. Шарт үлгісі

   «Шарт үлгісін таңдаңыз» тізімінен үлгіні таңдаңыз. Таңдағаннан кейін «✓ Үлгі қолданылды» жазуы шығып, төменде шарттың барлық тармақтары пайда болады. Тізімде проректор белсенді еткен үлгілер ғана көрінеді.

   Қысқаша сипаттама (міндетті емес) — тізімде шартты оңай табу үшін, мысалы «ақылы қызмет, информатика пәні бойынша».

3. Тапсырыс беруші

   Университет деректемелері (атауы, мекенжайы, БСН, ИИК, БИК, банк, қол қоюшы, лауазымы) «Ұйым деректемелері» бетінен автоматты толтырылады. Келісу парағына қол қоюшыны қосқанда оның аты-жөні мен лауазымы осы жерге өзі жазылады. Қажет болса өрісті қолмен түзетуге болады.

4. Орындаушы (жеке тұлға)

   Міндетті өрістер (*): аты-жөні, ЖСН (дәл 12 цифр), жеке куәлік нөмірі, берілген күні, кім берген, мекенжайы, телефоны, email, қолтаңба үшін «Фамилия И.О.». Банк пен карточкалық шот міндетті емес.

   ЖСН мен email-ді мұқият тексеріңізШартқа тек осы ЖСН иесі қол қоя алады. Қате ЖСН жазылса, орындаушы қол қоя алмайды. Шақыру хаты осы email-ге кетеді.

5. Шарт тармақтары

   Үлгінің әр тармағы жеке мәтін өрісінде ашылады, оларды осы шарт үшін өзгертуге болады. Кейбір үлгілерде арнайы өрістер бар:

   • Басталу күні / Аяқталу күні — мерзім туралы тармақ осы күндерден автоматты толтырылады;
   • Ставка — ақы туралы тармақ енгізілген сомадан толтырылады;
   • Бұйрық №, бұйрық күні, журнал атауы — кейбір үлгілердің кіріспесінде қолданылады.

   Автоматты толтырылған мәтінді қолмен түзетсеңіз, жүйе оны енді өзгертпейді. Үлгінің соңында ＋ Пункт арқылы қосымша тармақ қосуға болады. Шарт жасалған сәттегі мәтінмен сақталады: кейін үлгі өзгерсе де, бұл шарт өзгермейді.

6. Келісу және қол қою парағы

   ＋ Қосу батырмасын басыңыз. Ашылған терезеде:

   • Іс-қимыл түрі: Қол қою (Подписать) — университет атынан GOST қол қоятын адам, тізім «Рұқсат етілген қол қоюшылардан» алынады; Келісу (Согласовать) — келісуші, тізім «Согласованттардан» алынады;
   • Мерзімі — әрекетті орындаудың соңғы күні (міндетті). Мерзімді бұзу мониторингте көрсетіледі;
   • Аты-жөні — аты немесе ЖСН бойынша іздеп, тізімнен басып таңдаңыз.

   ＋ Қосу басыңыз. Қажетінше қайталаңыз.

   Қол қоюшы міндеттіПарақта «Қол қою» түрімен дәл бір адам болуы керек. Онсыз жүйе «Қол қоюшы тұлға таңдалмаған!» деп құжатты сақтамайды. Келісушілер саны шектелмейді, олар болмаса да болады.

7. Тексеру және жіберу

   📄 Алдын ала қарау құжаттың басылатын түрін көрсетеді. Бәрі дұрыс болса, 📄 Шарт жасау басыңыз.

   «Шарт жасалды!» терезесінде қол қою бетінің сілтемесі шығады: оны 📋 Көшіру арқылы алуға болады. Хаттар келісушілерге (келісуші болса) немесе тапсырыс беруші қол қоюшыға (келісуші болмаса) автоматты түрде жіберіледі.

7.Орындалған жұмыстар актісін жасау

• Менеджер
• Проректор

Акт (Р-1 нысаны) шарт сияқты Жаңа шарт бетінде жасалады. Үлгі ретінде «Орындалған жұмыстар актісі» үлгісін таңдаңыз: форма кестелік режимге ауысады. Тапсырыс беруші, орындаушы және келісу парағы бөлімдері шарттағыдай толтырылады.

Актінің өрістері

• Шарт (келісімшарт) — акт қай шарт бойынша жасалатыны, мысалы «Договор №47 от 01.08.2025».
• Құжат нөмірі — толтырылмайды. Сақтаған кезде жүйе жыл бойынша реттік нөмір береді: 2026-0007.
• Жасалған күні — әдепкі бойынша бүгінгі күн.
• ҚҚС мөлшерлемесі, % — әдепкі 16. Бір рет енгізіледі де, барлық жолға қолданылады.

Жұмыстар кестесі

Әр жол: атауы, орындалған кезең, есеп мәліметі, өлшем бірлігі, саны, бағасы, сомасы, ҚҚС. ＋ Жол қосу жаңа жол қосады, ✕ жолды өшіреді.

Кезең екі күннен тұрады: бастап және дейін. Бір күнде орындалған жұмыс үшін біреуін толтыру жеткілікті. Ұзын атау ұяшықта жаңа жолға тасымалданады.

• Саны мен бағасын енгізсеңіз, сомасы өзі есептеледі. ҚҚС сомадан мөлшерлеме бойынша есептеледі: сома × мөлшерлеме ÷ (100 + мөлшерлеме).
• Ондық бөлшекті үтірмен де, нүктемен де жазуға болады (40,24 немесе 40.24).
• ҚҚС өрісін қолмен өзгертсеңіз, сол жол енді автоматты қайта есептелмейді.
• «Жиыны» жолы саны, сомасы мен ҚҚС-тың қосындысын көрсетеді.
• Атауы бос жолдар актіге кірмейді.

Кестенің астында міндетті емес өрістер бар: орындаушының лауазымы, тапсырыс берушіден алынған қорлар туралы мәліметтер, қосымша құжаттардың парақ саны мен тізбесі.

Акт PDF-і альбомдық бағытта жасалады және шарт сияқты екі ЭЦҚ-мен қол қойылады.

8.Шарттар тізімі

• Менеджер
• Проректор

Барлық шарттар беті жүйеге кіргенде бірінші ашылады. Менеджер өзі жасаған немесе өзі қатысатын құжаттарды көреді, проректор барлық құжатты көреді.

Беттің құрылымы

• «Сізден келісу күтіліп жатыр» көк блогы — сіз келісуші болған және шешіміңізді күтіп тұрған құжаттар. Қарау → басыңыз.
• Санауыштар: барлығы, қол қойылғаны, тапсырыс беруші қол қойғаны.
• Сүзгі: № (8 таңбалы код), орындаушы, телефон, кезең (бастап / дейін), мәртебе, сипаттама. Іздеу қолданады, Тазалау тазалайды.
• Қойындылар ағымдағы бетті мәртебе бойынша бөледі. Менің келісулерім қойындысында сіз келісуші немесе қол қоюшы болған барлық құжат және сіздің шешіміңіз көрсетіледі.
• Бір бетте 10 құжат, қалғаны төмендегі беттерде.

«Әрекеттер» бағаны

Батырманың орнында «Тапсырыс берушіні күтуде» немесе «Орындаушыны күтуде» жазуы тұрса, келесі қадам басқа адамға тиесілі.

Қосымшалар тіркеу

1. Құжат жолындағы Қосымшалар батырмасын басыңыз.

2. «Файлдарды тіркеу» арқылы бір немесе бірнеше файл таңдаңыз. Файлдар бірден жүктеледі.

• Форматтар: PDF, JPG, PNG, ZIP. Суреттер автоматты түрде PDF бетіне айналады.
• Бір файл 10 МБ-тан аспауы керек, бір құжатқа 20 файлға дейін.
• PDF және сурет қосымшалары қол қойылған PDF-тің соңына қосылады. ZIP мұрағаты жеке файл ретінде жүктеледі.
• Тіркеу мен өшіруді құжатты жасаған менеджер немесе проректор ғана жасай алады, құжат толық қол қойылғанша.
• Барлық қатысушы қосымшаны Алдын ала қарау немесе Жүктеп алу арқылы көре алады.

Қабылданбаған құжатты түзету

1. Тізімде «Қабылданбады» мәртебесінің астында келісушінің себебі тұрады. Оны оқыңыз.

2. Өңдеу батырмасын басыңыз. Форма бұрынғы деректермен ашылады.

3. Қажетті өрістерді, тармақтарды немесе келісу парағын түзетіңіз.

4. Сақтау және қайта жіберу басыңыз. Барлық келісушінің шешімі жаңадан басталады, оларға хат қайта кетеді.

9.Келісуші

• Согласованттар тізіміндегі қызметкер

Құжат келісуге жіберілгенде сізге «келісуге жіберу» хаты келеді, ал жүйеде көк қоңырау белгішесі пайда болады.

1. Хаттағы сілтемені, көк қоңыраудағы тармақты немесе «Барлық шарттар» бетіндегі Қарау → батырмасын басыңыз. «Шартты келісу» беті ашылады.

2. «Шарт мәліметтері» блогынан орындаушыны, ЖСН-ін, мерзімін қараңыз. PDF қарау арқылы құжаттың толық мәтінін оқыңыз.

3. «Келісу барысы» блогы әр келісушінің шешімін (Қабылданды / Қабылданбады / Күтілуде) және мерзімін көрсетеді. Мерзімі өтсе, «өтіп кетті» деп белгіленеді.

4. «Шешім қабылдаңыз» блогында шешім таңдаңыз:

   • Қабылдау — келісіміңіз бірден жіберіледі, «Қабылданды» деп шығады;
   • Қабылдамау — «Қабылдамау себебі» өрісі ашылады. Себепті нақты жазып (міндетті), Растау басыңыз. Себеп менеджерге хатпен жіберіледі.

   Шешімді кейін өзгерту мүмкін емес.

• Соңғы келісуші келіскенде құжат «Келісілді» мәртебесіне өтіп, тапсырыс беруші қол қоюшыға хат кетеді.
• Бір келісуші бас тартса, құжат бірден «Қабылданбады» мәртебесіне өтеді.
• Өзіңіз жасаған құжатты келісе алмайсыз.
• Бұрынғы шешімдеріңіз «Барлық шарттар» бетіндегі Менің келісулерім қойындысында сақталады.

10.Тапсырыс беруші атынан қол қою (GOST)

• Рұқсат етілген қол қоюшы

Құжат келісілгенде (немесе келісушісіз жасалғанда) сізге хат келеді, ал жүйеде «Қол қою күтуде» қоңырауы шығады. Құжатта сіз қол қоюшы ретінде тағайындалсаңыз, оған тек сіз ғана қол қоя аласыз.

1. Қоңыраудағы тармақты немесе «Барлық шарттар» бетіндегі Қол қою батырмасын басыңыз. Сол жақта құжаттың PDF-і, оң жақта қол қою панелі ашылады.

2. Құжатты соңына дейін оқыңыз. Төменде қосымшалар болса, оларды да қараңыз.

3. «Мен дербес деректерімнің … өңделуіне және сақталуына келісемін» деген белгіні қойыңыз. Белгісіз қол қою батырмасы белсенді болмайды.

4. «✓ NCALayer қосылды» жазуын күтіп, Тапсырыс беруші ретінде қол қою (GOST ЭЦҚ) басыңыз.

5. NCALayer-де заңды тұлғаның GOST қол қою кілтін таңдап, құпия сөзді енгізіңіз.

6. «Тапсырыс беруші қол қойды!» хабары шығады, бет жаңарады. Орындаушыға қол қою туралы хат автоматты түрде кетеді.

GOST қолы қойылғаннан кейін құжат мәтіні бекітіледі: орындаушы дәл сол нұсқаға қол қояды.

11.Орындаушы

• Жеке тұлға

Университет атынан қол қойылғаннан кейін сіздің email-ге құжатқа қол қою туралы хат келеді. Хатта сілтеме бар.

Менің шарттарым

Жеке тұлға сертификатымен кіргенде Менің шарттарым беті ашылады. Мұнда сізге тиесілі барлық шарт пен акт көрсетіледі:

• санауыштар: барлық шарттар, қол қойылғаны, қол күтуде;
• сүзгі: №, жіберген ұйым, кезең, мәртебе, сипаттама;
• әр құжаттың мәртебесі және келесі әрекет: Қол қою, «БҚАТУ қол қоюын күтуде», «Менеджер өзгертуде» немесе Жүктеу;
• Қосымшалар — университет тіркеген файлдар.

Құжатқа қол қою

1. Хаттағы сілтеме бойынша немесе Менің шарттарым бетіндегі Қол қою батырмасы арқылы қол қою бетін ашыңыз. Жүйеге кірмеген болсаңыз, алдымен кіру беті ашылады (3-бөлім), кейін сізді осы бетке қайтарады.

2. Сол жақтағы құжатты мұқият оқыңыз. ⬇ PDF жүктеу арқылы компьютерге сақтауға болады.

3. «1. Тапсырыс беруші қол қою» қадамының жасыл ✓ белгісін, университет қол қоюшысының аты-жөнін және күнін көріңіз.

4. Дербес деректерді өңдеуге келісім белгісін қойыңыз.

5. «✓ NCALayer қосылды» жазуын күтіп, Орындаушы ретінде қол қою басыңыз.

6. NCALayer-де қол қою кілтін (RSA256_…) таңдап, құпия сөзді енгізіңіз.

7. «Шартқа қол қойылды!» хабары шығады. ⬇ Қол қойылған PDF жүктеу арқылы түпкі құжатты сақтаңыз. Сізге және менеджерлерге «толық қол қойылды» хаты кетеді.

12.Қол қойылған құжат және тексеру

Қол қойылған PDF

Толық қол қойылған құжатты жүктегенде (⬇ Жүктеу) бір PDF файл аласыз. Онда:

• құжаттың өзі, тараптар қол қойған нұсқасы;
• соңғы беттің төменгі жағында екі ЭЦҚ мөртабаны: тапсырыс беруші (GOST) және орындаушы (RSA). Әр мөртабанда қол қоюшының аты-жөні, ЖСН, сертификат түрі, қол қойылған уақыт (UTC+5), құжаттың SHA-256 хэші және тексеру бетіне апаратын QR-код бар;
• соңында PDF және сурет қосымшалары.

Түпнұсқалықты тексеру

Тексеруге жүйеде тіркелу қажет емес. Құжатты алған кез келген адам (бухгалтерия, банк, орындаушы) оны тексере алады.

1. PDF-тегі QR-кодты телефонмен сканерлеңіз, немесе sign.wkatu.edu.kz/verify бетін ашып, құжаттың 8 таңбалы кодын енгізіңіз (мысалы A1B2C3D4) және Тексеру басыңыз.

2. Беттің жоғарғы жағындағы қорытынды жолақты қараңыз: «Шарт түпнұсқа — ЭЦҚ жарамды», «Ішінара тексерілді» немесе «Тексеру сәтсіз аяқталды».

3. Төменде әр тексеріс бөлек көрсетіледі.

OCSP немесе TSP жолында «Тексерілмеді» деп тұрса, ҰКО сервері сол сәтте қолжетімсіз болған. Бұл құжатты жарамсыз етпейді. «Оқиғалар журналы» құжаттың барлық қадамын (жасалды, келісілді, қол қойылды) уақытымен көрсетеді. Жүйеге кірген қатысушы журналды CSV файлға жүктей алады.

13.Жеке кабинет

Жоғарғы панельдегі Жеке кабинет батырмасы ашады. Мұнда:

• сіздің құжаттарыңыз бойынша статистика: барлығы, қол қойылғаны, қол күтуде, келісуде, қабылданбағаны;
• рөліңіз, тіркелген күніңіз, соңғы кіру уақыты;
• ЖСН, аты-жөні, ұйым атауы. Олар сертификаттан алынады, өзгертілмейді.

Өңдеу басып, мыналарды өзгертуге болады:

• Email — барлық хабарлама осы мекенжайға келеді. Өзгерту жүйенің барлық тізімінде (келісушілер, қол қоюшылар) бірден жаңарады;
• Лауазым (қаз.) / Лауазым (орыс.) — тапсырыс беруші қол қоюшы болсаңыз, шарттағы лауазымыңыз осыдан алынады.

Сақтау басқанда «Өзгерістер сақталды» деп шығады.

14.Электрондық хабарламалар

Жүйе құжаттың тілінде (қазақша немесе орысша) мынадай хаттар жібереді:

Хат келмесе, спам қалтасын тексеріңіз және Жеке кабинетте email-дің дұрыстығына көз жеткізіңіз. Күнделікті хаттар серверде жоспарланған тапсырма бапталса ғана жіберіледі.

15.Қателер және шешімдері

Мәселе шешілмесе, экрандағы хабарды суретке түсіріп, құжаттың 8 таңбалы кодын жазып, жүйе әкімшісіне (IT бөлімі) жүгініңіз.

16.Терминдер

ЭЦҚ

Электрондық цифрлық қолтаңба. ҚР заңнамасы бойынша қолмен қойылған қолмен тең заңды күші бар.

ҰКО

ҚР Ұлттық куәландырушы орталығы (НУЦ РК), ЭЦҚ кілттерін береді.

NCALayer

ҰКО-ның ресми бағдарламасы. Браузерге ЭЦҚ кілтін пайдалануға мүмкіндік береді.

GOST

Заңды тұлға сертификатының алгоритмі. БҚАТУ атынан қол қоюда қолданылады.

RSA

Жеке тұлға сертификатының алгоритмі. Орындаушы қолданады.

ЖСН / БСН

Жеке және бизнес сәйкестендіру нөмірлері, әрқайсысы 12 цифр. БҚАТУ БСН: 021140000425.

Тапсырыс беруші

Шарттағы университет тарабы.

Орындаушы

Қызмет көрсететін жеке тұлға.

Келісуші (согласовант)

Құжатты қол қоюға дейін ішкі тексеруден өткізетін қызметкер.

Р-1 актісі

Орындалған жұмыстар (көрсетілген қызметтер) актісінің бекітілген нысаны.

OCSP

Сертификаттың кері қайтарылмағанын онлайн тексеру қызметі.

TSP

ҰКО уақыт белгісі. Қол қойылған сәтті растайды.

SHA-256 хэш

Құжаттың цифрлық «саусақ ізі». Бір таңба өзгерсе, хэш те өзгереді.